Bildungs- & Wirtschaftskommunikation

Bildungs- & Wirtschaftskommunikation, Digitales Gesamtbild, Kommunikation als Kulturvermittlung, Social Media Kommunikation

Projektmanagement: Planen und Verwirklichen eines Innovationsprojekts in der Kulturszene

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Planen und Verwirklichen eines Innovationsprojekts in der Kulturszene

– Administration –

Kursplan

24.04.09 : Einführung

25.04.09 : Projektmanagementprozess und Supportprozess

04.05.09 : Lernprg / Projektmanagement

16.05.09 : Projektadministration und -dokumentation -> Labor HG 013

00.00.09 : Virtual Classroom : Erste Schritte mit MS Project

13.06.09 : Methodik der praktischen Projektarbeit

30.06.09 : Virtual Classroom : In MS Project Arbeitspakete eintragen

04.07.09 : Methodik der praktischen Projektarbeit

00.00.09 : Virtual Classroom : Abfrage Arbeitsstand !!!

12.09.09 : Präsentation Arbeitsstand / Führen in Projektteams

00.00.09 : Virtual Classroom : Abfrage Arbeitsstand und Fragen zu Rollen

10.10.09 : Projektkoordination und -controlling

00.00.09 : Virtual Classroom : Abfrage Arbeitsstand / Letzte Abstimmung vor Präsentation

07.11.09 : Abschluss : Bearbeitung und Präsentation eigener Fallbeispiele

Was sind die Aufgaben der Administration?

Dokumentation
– Wie werden Konflikte dokumentiert?
– Vorher und Nachher beobachten?
– Wer macht was?
– in %
– Tätigkeit
– Hierarchie

Dokumente
– Projekt-Struktur-Plan
– Statusbericht
– Projekthandbuch
– Previews
– Statusbericht : Ampel
– Arbeitspaket

Koordination
– Zeitmanagement
– Ab wann wird was veröffentlicht?

Kommunikation

Andere Teams :

Entscheidung (Management) : Ziel / Konflikt / Risiko (Recht)

Planung : Ziel / Struktur

Soft Skills / Führung : SamsOn / Scannen des gesamten Projekts nach den Lösungen / Beste Ideen klauen

Ergebnis : → ADMINISTRATION (Team)

  1. Dokumentation (Tools/Werkzeug)
  2. Koordination (Zeitmanagement)
  3. Kommunikation im Projekt

Mein Schwerpunkt : Was möchte ich verstehen?

Methodik/Technik

→ Dokumentation / Werkzeuge

→ Konflikt / Reibung in den Bereichen

→ Vorphase

→ Dynamik (Leben / Chaos) <-> Statisch

– Konflikt/Dreierbeziehung

– Risiko

– Mediation

ADMINISTRATION ≡ Dokumentation : Tools/Werkzeug

MS Project ist das gängige Produkt. Selbstverständoch bieten freie Teams ähnlich gute Produkte.

ADMINISTRATION ≡ Koordination : Zeitmanagement

Zeitmanegement ein gängiges Thema. Sicherlich ist die Zusammenarbeit ein ähnlich spannendes. Kooperation + Konkurenz = Coopetition

ADMINISTRATION ≡ Kommunikation im Projekt

Man kann nicht nicht kommunizieren oder man weiss erst was man gesagt hat wenn man die Antwort auf das kennt was man gesagt hat, Komunikation ist auch/immer eine Ideologie-Debatte….

LiteraturTipp

Träger; Büttner; Schwarzer

978-3-8252-2388-5 : Die Darstellung folgt den drei Entwicklungsschritten des Projekt-managements: Management von Projekten, Management durchProjekte, projektorientiertes Unternehmen.
Das Management von Projekten befasst sich mit der effizienten Abwicklung einzelner Projekte. Im Mittelpunkt stehen die Projektorganisation, die Projektstrukturplanung, die Ablaufplanung und die Projektkostenplanung. Das Management durch Projekte beschäftigt sich mit dem Multiprojektmanagement und der Frage, wie Projekte zur strategischen Unternehmensentwicklung und zur Wertsteigerung des gesamten Unternehmens beitragen können. In einem Projektorientierten Unternehmen sind Projekte Kern des Geschäftes. Dies verlangt eine konsequente Ausrichtung aller Führungsfunktionen auf das Projektmanagement.

3-86027-190-3 : Mit dem richtigen Management können Sie Ihr Projekt aufdie Erfolgsstraße bringen. Dieser TaschenGuide klärt Sie praxisnah über die Grundlagen, Chancen und Risiken von Projektmanagement auf. INHALTE- wann Projektmanagement sinnvoll ist und was dazugehört, – wie Sie richtig in das Projekt starten, – wie Sie das Projekt sicher durchführen – und erfolgreich zum Abschluss bringen.

Der Termin : DeMarco

-> Sechs Projekte : Sechs Produkte : Das kontrollierte Experiment

T*: Vier Grundsätze guten managements:

  1. Wählen Sie die richtigen Leute.
  2. Betreuen Sie dir richtigen Mitareiter mit den richtigen Aufgaben.
  3. Motivieen Sie die Mitarbeiter.
  4. Helfen Sie den Teams, durchzustarten und abzuheben. (Alles andere sind Administrivialitäten.)

Projektplanung

– 01 – Die Startphase

01.01 Das Team ist aufgestellt.
In diesem Fall spannend :
Kommunikation <-> Marketing (Die Kommunikation soll ein Techniker verantworten, wahrscheinlich wegen der fachlichen Erfahrung)

01.02 Offizieller Projektauftrag vom Auftraggeber des Projekts
Alle Vorgaben genau und eindeutig formulieren: Alle Ziele, Problembereiche, Aufgaben klar und eindeutig schriftlich fixieren.

01.03 Höher Aufwand in der Startphase heißt niedriger Aufwand im späteren Verlauf
Dabei ist Start und Planungsphase gemeint
Bestandteile der Startphase :

# Projektstrukturierung
Ein Projekt ist, je nach Größe, ein mehr oder weniger komplexes Vorhaben.
Seine Planung erfordert die logische Gliederung in die einzelnen Bestandteile.

# Terminplanung
In der Terminplanung werden die Zwischentermine und der Endtermin des Projekts festgelegt.

# Kostenplanung
Der Kostenplan führt alle im Projekt anfallenden Kosten auf und dient der Erstellung von Soll/Ist-Vergleichen und -Analysen.

# Qualitätsplanung
Die Qualitätsplanung erarbeitet Maßnahmen, die der Sicherung der Qualitätsziele dienen.
Sie wird als separates Dokument oder als Bestandteil von Planungsbereichen (z.B. bei der Festlegung der Arbeitspakete) geführt.

# Organisationsplanung
Bei der Organisationsplanung geht es um die Optimierung der Zusammenarbeit der Projektbeteiligten.
Eine gute Organisationsplanung ist besonders dann empfehlenswert, wenn viele Personen zusammenarbeiten, die auch außerhalb in Arbeitszusammenhänge eingebunden sind.

# Kommunikationsplanung
Dieser Bereich plant die kommunikative Zusammenarbeit aller internen und externen Projektbeteiligten sowie die Kommunikation zwischen Projekt und Umfeld.

# Ressourcenplanung
Hierbei werden die für das Projekt benötigten personellen, finanziellen und materiellen Mittel geplant und mit den Kapazitäten abgestimmt.

# Umfeldanalyse
Die Umfeldanalyse beschäftigt sich mit jenen Faktoren, die außerhalb des eigentlichen Projekts liegen, aber trotzdem einen großen Einfluss auf die Planung und Durchführung des Projekts haben können.

# Chancen- und Risikoanalyse
Diese Analyse soll zur Erarbeitung von Maßnahmen führen, die der Verbesserung von Chancen und der Minimierung von Risiken im Projekt dienen.

01.04 Fehler bei der Startphase
# Es sind falsche oder unrealistische Ziele vereinbart worden.
# Kosten und Termine entsprechen nicht der Planung.
# Vereinbarungen werden von den Projektbeteiligten unterschiedlich verstanden und ausgelegt.
# Anforderungen werden ständig modifiziert.
# Die Verantwortlichkeiten zwischen Linie und Projekt sind unklar.
# Die Projektarbeit wird durch Hektik geprägt.
# Ressourcen stehen nicht zur Verfügung.
# Das Projekt ist nicht transparent.

01.05
SECHS Ziele bei der Startphase

ERSTENS
Ganzheitliche Betrachtung
Alle am Projekt Beteiligten und vom Projekt Betroffenen und deren Interessen müssen ermittelt werden.

ZWEITENS
Formulierung genauer Ziele
Es ist von größter Bedeutung, dass in der Startphase Projektziele folgendermaßen festgelegt werden:
– Ziele müssen klar, eindeutig und möglichst messbar sein.
– Prioritäten der Ziele müssen klar sein.
– Ziele müssen von allen Beteiligten auf dieselbe Weise verstanden werden.
– Ziele müssen von allen Beteiligten akzeptiert sein.

DRITTENS
Erste Lösungsansätze
Der Projektstart muss grobe Lösungsentwürfe erbringen, die später spezifiziert werden. Daraus muss die Erreichbarkeit der Ziele nachweisbar sein.

VIERTENS
Vorbereitung
Die Projektziele dienen dabei als Grundlage. Hierauf baut der Ablauf und die ganze Organisation des Projekts auf

FÜNFTENS
Erste Planung
Es muss eine grobe Planung für das gesamte Projekt erstellt werden.

SECHSTENS
Zusammenarbeit
Alle am Projekt Beteiligten erfahren, wie die Zusammenarbeit und die Führung durch Management und Projektleiter erfolgen wird.

01.06 Projektstart-Workshop

Welches sind die Aufgaben des Workshops?
– Betrachtung des Projekts als Ganzes
– Bereitstellung der von den Beteiligten benötigten Informationen
– Integration aller Projektbeteiligten und Arbeitsfähigkeit des Teams
– Gemeinsame Vereinbarung der Projektziele
– Skizzieren erster (technischer) Lösungsansätze

Wer veranstaltet ihn?
Der Projektleiter ist für die Vorbereitung und Durchführung des Workshops zuständig. Wenn notwendig, lassen Sie den Workshop von einem externen Moderator leiten. Dieser zusätzliche Aufwand ist jedoch nur im Ausnahmefall gerechtfertigt (z.B. bei nicht ausreichender Qualifikation oder Erfahrung oder bei besonders schwierigen Projekten). Der Moderator hat sich gegenüber den möglicherweise unterschiedlichen Vorstellungen zum Projekt unvoreingenommen zu verhalten. Er sollte über fundierte Kenntnisse im Projektmanagement verfügen. Wichtig ist auch ein genaues Protokoll, das von einer speziell dafür ernannten Person geführt wird. Wählen Sie außerdem einen möglichst neutralen Ort für Ihren Projektstart-Workshop.

Wer nimmt daran teil?
Alle am Projekt beteiligten Personen nehmen am Workshop teil. Auch diejenigen Mitarbeiter, die erst in späteren Phasen mitwirken. Wenn möglich, sollten Sie auch Vertreter des Firmen-Managements einladen, um deren Vorstellungen und Erwartungen zu konkretisieren. Auf jeden Fall sollte man der Geschäftsleitung ein Dokument mit den Ergebnissen des Workshops übergeben.

Wann sollte er stattfinden?
Der Projektstart-Workshop sollte am Anfang der Startphase durchgeführt werden. Es dürfen noch nicht zu viele Entscheidungen getroffen sein. Andererseits müssen die Beteiligten jedoch erste Informationen über das Projekt haben, um Ziele festlegen zu können.

Wie sollte das Ergebnis aussehen?
Das Ergebnis ist ein Protokoll, das die wichtigsten Ergebnisse enthält: z.B.
– Aufstellung aller wichtigen Projektinformationen (z.B. Ziele und Meilensteine)
– Aufstellung aller bisher getroffenen Annahmen und Entscheidungen

Wie wird der Workshop vorbereitet?
Sowohl der Projektleiter als auch der Moderator müssen sich intensiv auf den Workshop vorbereiten:
– Formulierung der Aufgabe und der Zielvorgaben (Projektauftrag)
– Informationsrecherche beim Auftraggeber und bei späteren Nutzern des Projektergebnisses
– Informieren über ähnliche Projekte
– Ermittlung aller Personen oder Gruppen, die vom Projekt betroffen oder daran beteiligt sind
– Einladen aller Personen, die am Workshop teilnehmen sollen
– Planung der Ziele und der Tagesordnung
– Organisation eines geeigneten Sitzungsraums

Wie wird der Workshop durchgeführt?
Der Workshop wird vom Projektleiter, oder, wenn nötig, von einer neutralen Person moderiert. Sie muss Erfahrungen in Moderationstechnik und Kenntnisse im Projektmanagement haben. Die Inhalte sollten mit geeigneten Geräten wie Beamer oder Overhead-Projektor visualisiert werden.
Durch den Workshop wird eine gemeinsame Wissensbasis für eine Vereinbarung der Grobziele erarbeitet. Danach kann das Projektteam die Projektplanung durchführen.

– 02 – Der Projektauftrag

– 03 – Die Projektstrukturierung

– 04 – Die Terminplanung

– 05 – Die Kostenplanung

– 06 – Die Qualitätsplanung

– 07 – Die Organisationsplanung

– 08 – Die Kommunikationsplanung

– 09 – Die Ressourcenplanung

– 01 – Die Umfeldanalyse

– 11 – Das Chancen- und Risikomanagement

Werkzeuge

MS Project ist der Standard. Welche Aklternativen gibt es?
– Gantt Project : Scheint aber nur für eine kleine Menge von Projekten.
– Projity wird als Replcement von MS Projekt angeboten und scheint genau so umfassend zu sein wie das Original. Auf was muss geachtet werden ? : Import & Export von Daten = .CSV / trennen mit tabs.

Generell : Zeit- & Selbstmanagement

1. PM eCampus
2. KM Kurs
3. Praktikum- / Arbeitssuche
4. Ca. 100 Seiten KM + WIKO + WEB 2.0 = KM/DLM ???
5. Drei Monate Praktikum, als Projekt konzipieren
6. Sportprogramm
7. Das ganz normale & wichtige private Leben leben
Synapse Projektmanagement

Projekt : Projektzaun / Zaun

Kommunikation : WordPress als Werkzeug
Wie moderiert man eigentlich ein Weblog?

|-  Überschriften :
– Kritische Erfolgsfaktoren
– Kommunikation
– Werkzeuge
– Projektstrukturplan <-> Arbeitspakete

|- Kick off

|- Projekt

Aufsetzen eines Projekts

• Immer ein Organigramm haben!
• Klare Berichtswege
• Klare Verantwortlichkeiten
• Klare Abnahmeverfahren für Projektergebnisse
• Klares Eskalationswege
• Als Organigramm festschreiben und kommunizieren
• Hierarchische Struktur sorgt für Klarheit,
->  Skills (technisch uns sozial) mischen

Projektmanegment . Herr Dr. Lang

+ Manager
1. Interpersonelle Rolle (Manager)
– Leitung
– Repräsentation
– Vernetzung nach innen, zwischen den Bereichen; nach aussen, wenn es

2. Informationale Rolle
– Empfänegr (wies Radar) und er ist Sender (Sprecher)

3. Entscheider Rolle
– Verwalter (Ressourcen / Fachbereiche)
– Störungsregler (Mediator)
– Innovator
_

+ Management ist Betriebsführung
– Zweckgerichtete soziale Systeme
– Institutional (Beherrschung des Prozesses: Anfang und Ende) und Funktional (Leiten – Geleiteten/Mensch/Sozial) ??? nochmals nachschauen!!!!

Wer soll was machen wann wie lange ?
Effiizientes und Wirtschaftliches Handeln (ökonomisch)

+ Managementprozess (die SIEBEN PHASEN)
Phase Eins  : Zielstellung
Phase Zwei  : Planung
Phase Drei  : Entscheidung
Phase Vier  : Umsetzung
Phase Fünf  : Controlling (startet bei drei)
Nebenphasen : Kommunikation & Information

Von 8 – 10 Vorständen zu 5 Vorstände :

Produktion
Marketing
Personal
Finanzen

Kurs : Projektmanagement
Gruppe : Administration

Schwerpunkt : Kritische Erfolgsfaktoren
– Zeitmanagement
– Werkzeuge
– Kommunikation im Projekt
Weitere Gruppenmitglieder :
Anja Müller
Heiko Beck
Michael Richter
Simone Schulze

Bezogen auf die neue Arbeit : Handlungskompetenz

± Fachkompetenz

± Methodenkompetenz

± Sozialkompetenz

± Persönlichkaitskompetenz

Arbeitskraft

Programme die ich sehr gut beherrschen möchte:
– Photoshop
– Acrobat Professional
– Indesign
– Word, Excel, PowerPoint
– WordPress

Written by Erik Wegener

28. Juli 2009 um 17:39

Veröffentlicht in Allgemeines

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